Cómo hacer reuniones de trabajo eficientes

Abril 30, 2011 | Autor: | Publicado en Carreras, empleo y trabajo

Si bien se ha dicho que el tiempo es oro, la habilidad para saber usarlo con eficiencia en la toma de decisiones tiene el valor de los diamantes. Planear y conducir con efectividad las reuniones de trabajo puede hacer una gran diferencia en la productividad personal y organizacional. He aquí cómo sacarles el máximo provecho:

  1. Haga de la planeación un hábito indispensable. En la anticipación reside una de las más poderosas claves para el éxito de las reuniones. Establezca claramente el propósito de la reunión y la agenda de los temas a tratar. Sea realista en el tiempo que tomará cada punto. No intente abarcar demasiado y si tiene mucho qué discutir es preferible que planifique varias sesiones, organizadas por temas o prioridades. Tome un instante para analizar la lista de convocados y esté seguro de quiénes deben estar y quiénes no. Envíe con tiempo la agenda a los convocados, así como los requisitos o expectativas que usted tiene respecto a ellos para que se preparen en consecuencia.Determine cuánto tiempo invertirá en cada punto y cuáles son los resultados deseables al finalizar su discusión.Incluya en su lista de chequeo para planear reuniones la verificación de elementos esenciales para llevarla a cabo: documentos, presentaciones, estadísticas, proyector, computador portátil, tablero, entre otros.
  2. Modere con amabilidad pero con firmeza. Una vez se da inicio a la reunión, asuma su rol como administrador del tiempo para que se cumplan los propósitos. Vaya al grano desde el arranque. Si es una reunión de seguimiento, empiece con un breve repaso de las conclusiones y compruebe que se han cumplido los compromisos adquiridos en la sesión previa. Usted mismo o un asistente delegado, deberán tomar notas de las ideas o acciones destacadas de la reunión en un formato sencillo que servirá de acta y resumen. Sea un facilitador flexible, con la habilidad de mantenerlos a todos enfocados en los asuntos relevantes. Si en alguno de los temas se llega a un punto de bloqueo, proporcione otra perspectiva para refrescar la conversación mediante preguntas, casos hipotéticos o simplemente recapitulando lo que sí está claro para todos.
  3. Haga sentir a los participantes que valió la pena la reunión. Finalizarla bien es sumamente importante, porque así las propuestas aterrizarán en terreno práctico. Defina quienes harán determinadas acciones y cuándo habrá resultados. Cuando sea procedente, pacte allí mismo una nueva reunión con todos los convocados. Así evitará desperdiciar tiempo en contactos separados para ponerlos de acuerdo.Finalmente, en el menor tiempo posible, hágales llegar el acta de la reunión, la cual deberá contener conclusiones, responsables, metas y posible agenda del próximo encuentro.

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